Итак, вы главный бухгалтер, пришедший на новое место работы. Вам во многом предстоит разобраться, в том числе и с контрольно-кассовой техникой. Сложно. Нет особого желания. Но нужно. Ведь операции онлайн-кассы — это неотъемлемая часть учета. Так что, еще раз о сверках данных учета и кассы…
Практически каждый бухгалтер, если только он не совершенный новичок в своем деле, когда-либо менял место работы, а некоторые даже и не раз. Конечно, хоть и трудно, но интересно прийти во вновь созданную компанию — абсолютно новый проект, стартап, непаханое поле для творчества, все-все с нуля, сам выстраиваешь процессы, организуешь работу подчиненных (если они есть), создаешь учетную политику, разрабатываешь внутренние нормативные акты и прочее, прочее, прочее… Но так бывает далеко не всегда. Чаще дела приходится принимать от прежнего главбуха, и тут нужно учесть все — до последнего документа, до последней копейки.
Итак, главный бухгалтер заступает на новое место работы… Если в организации уже выстроен учет, то первое и главное, что ему нужно сделать, — погрузиться в нюансы выстроенной в компании учетной политики. Принять соответствующие документы — по налоговому и бухгалтерскому учету, документы по основным средствам, устав организации, ее внутреннюю документацию, включая положения об оплате труда, командировках и т.д.; разобраться с обязанностями подчиненных, чтобы понимать, кто за что отвечает. Но этого мало. Ни в коем случае не стоит забывать о правильной организации работы с онлайн-кассой.
Как мы уже упомянули, контрольно-кассовая техника — это важная часть налогового и бухгалтерского учета, и чтобы по кассовым операциям у ИФНС не возникало никаких вопросов к вашей компании, крайне важно выстроить процесс работы с ККТ правильно. В противном случае — сплошная головная боль и угроза серьезных штрафов по 54-ФЗ.
Хочется или нет, но придется проверить кассу, устранить ошибки, если таковые совершались вашим предшественником, и не допускать их в будущем.
Касса и налоговый учет
Кассовые операции влияют на отчетность. Чеки являются первичными документами, с их помощью подтверждается выручка, по ним налоговая судит о размере вашей реализации, о движении ваших денежных средств и о достоверности исчисления и уплаты налогов.
И краеугольный вопрос тут — сходятся ли данные онлайн-кассы с показателями вашего учета? А сходится они должны. Расхождения финансового результата по декларации и по кассе — это серьезный повод для налоговиков прийти к вам с проверкой.
Выход один — сверки. Необходимо просмотреть прошлые подотчетные периоды и взять за правило все сверять на регулярной основе.
Правильная ли у вас касса?
Первым делом советуем проанализировать, а подходит ли в принципе используемая касса вашей организации. Возможно, компания имеет большой клиентский пул или работает в индустрии ЖКХ, у нее десятки или даже тысячи лицевых счетов, и оплаты большей частью поступают безналичным способом. Обычная касса для розничной торговли в этом случае будет крайне неудобным решением. Скажем прямо — это решение совсем не для такой организации. Функционал кассы и ее программные возможности должны быть как минимум достаточны для бизнеса, в котором расчет чека сложен, на постоянной основе присутствуют долги, переплаты и возникает необходимость в перерасчете.
Касса должна работать в полностью автоматическом режиме, иметь гибкие настройки и широкие возможности по интеграции со всеми системами, в которых вы будете вести учет.
Если речь идет именно о бизнесе со сложным расчетом чека и широким пулом клиентов, то лучшее решение — профессиональная скоростная касса, (например, фискальный сервер Vallab — одно из лучших решений в своей категории).
Метод работы
Если мы преследуем цель как можно лучше контролировать кассовые операции и их отражение в учете (а мы, безусловно, именно эту цель и преследуем), то нам крайне важна касса с профессиональном программным обеспечением и широкими интеграционными возможностями. Интеграция кассы с биллинговой системой и 1С (или другой программой для бухучета) во много раз снижает вероятность сделать что-то неправильно.
Банальный пример. Перед Новым годом — вот прямо в пять часов вечера 31 декабря — ваш клиент совершил платеж с помощью банковской карты. К шести все закрылись: и банк, и ваш офис, да и все вокруг. Новый год на носу, пора праздновать и отправляться на долгие праздничные каникулы.
И вот вы, бухгалтер, выходите на работу 9 января и только в этот день (а быть может, даже на следующий) делаете проводку в 1С — не просто не тем числом, когда произошла оплата, но и в совершенно другом году. А вопрос о том, в какой отчетный налоговый период попадает оплата, крайне важен, согласитесь.
При этом чек для клиента, согласно законодательству, должен быть создан либо сразу же (если речь идет о физической кассе и личном посещении плательщиком того центра, где вы принимаете оплаты), либо на следующий рабочий день после поступления денежных средств на расчетный счет организации (в случае поступления платежа онлайн).
Фактическая оплата — в один день, поступление денежных средств на расчетный счет организации — в другой, проводка — в третий. Если ваша онлайн-касса и 1С интегрированы с биллинговой системой, то биллинг, где платеж отобразится в ту дату, когда он в реальности был совершен, поможет восстановить картину операции и скорректировать данные.
❗️Даты и суммы операций должны совпадать — и по версии контрольно-кассовой техники, и по версии вашей системы учета.
Процесс сверки данных бухучета и кассы
Сверка данных бухгалтерского учета и онлайн-кассы — одна из важнейших процедур для обеспечения точности финансовой отчетности и соответствия требованиям законодательства. Мы представим рекомендации по проведению регулярных сверок.
Какие именно данные онлайн-кассы важно анализировать?
✔️Отчет о закрытии смены. Это основной документ, формирующийся в конце каждой смены. Он содержит сводную информацию обо всех операциях, проведенных через кассу в течении этой смены, а именно:
— Общая сумма выручки (наличными и безналичными).
— Сумма наличных денежных средств в кассе на конец смены.
— Сумма безналичных платежей (по банковским картам, через СБП и т.д.).
— Суммы возвратов.
— Суммы скидок и надбавок.
— Количество чеков.
— Суммы по различным ставкам НДС (если организация исчисляет и уплачивает данный налог).
✔️Промежуточный отчет. Он содержит информацию, аналогичную данным отчета о закрытии, но за период с начала смены до момента его формирования. Сформировать его можно в любое время и сколько угодно раз (при этом он не обнуляет данные кассы) — для повышения качества сверки и контроля.
✔️Данные из личного кабинета оператора фискальных данных. Так как ОФД — это посредник между вашей контрольно-кассовой техникой и налоговой службой, то в личном кабинете на сайте вашего оператора вы можете получить доступ к данным обо всех операциях, зарегистрированных онлайн-кассой, в режиме реального времени. Это может быть полезно для детального анализа и выявления расхождений.
✔️Данные из кассовой программы и биллинга. Важно получить более детализированную информацию об операциях — с разбивкой по услугам, товарам, категориям клиентов и т.п.
Бухгалтерские проводки, связанные с кассой
В бухгалтерском учете операции, связанные с онлайн-кассой, отражаются следующими проводками:
✔️Поступление выручки
— Дт 50 «Касса» (наличная выручка).
— Дт 57 «Переводы в пути» (безналичная выручка, если деньги сразу не поступают на расчетный счет).
— Кт 90.01 «Выручка».
✔️Учет НДС (с случае если компания платит налог на добавленную стоимость)
— Дт 90.03 «НДС».
— Кт 68.02 «НДС».
✔️Внесение наличных денежных средств из кассы на расчетный счет
— Дт 51 «Расчетные счета».
— Кт 50 «Касса».
✔️Возврат денежных средств покупателю
— Дт 90.02 «Себестоимость продаж» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (в зависимости от причины возврата).
— Кт 50 «Касса».
— Сторно (отрицательная проводка) Дт 90.01 «Выручка», Кт 68.02 «НДС» (если возврат происходит в том же периоде, когда была продажа).
✔️Оплаты банковскими картами (если деньги поступают на расчетный счет не сразу)
— Дт 57 «Переводы в пути».
— Кт 90.01 «Выручка».
— Дт 51 «Расчетные счета».
— Кт 57 «Переводы в пути».
✔️Учет комиссии банка за эквайринг
— Дт 91.02 «Прочие расходы».
— Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (или 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», если есть договор с банком).
Как сверять?
✔️Сбор данных
— Соберите все отчеты об окончании смены за период, который необходимо сверить (например, за месяц).
— Получите данные из личного кабинета ОФД за тот же период.
— Подготовьте выписку из банка по расчетному счету, на который поступает безналичная выручка.
— Подготовьте данные бухгалтерского учета (оборотно-сальдовую ведомость по счетам 50, 51, 57, 90).
✔️Сверка наличной выручки
— Сложите суммы наличной выручки по всем отчетам о закрытии смены за период.
— Сравните эту сумму с оборотом по дебету счета 50 «Касса» в бухгалтерском учете.
— Проверьте, чтобы все операции внесения наличных денег на расчетный счет (проводка Дт 51 Кт 50) соответствовали данным отчетов о закрытии смены и банковской выписке.
✔️Сверка безналичной выручки
— Сложите суммы безналичной выручки по всем отчетам о закрытии смены за период.
— Сравните эту сумму с оборотом по кредиту счета 90.01 «Выручка» в корреспонденции со счетом 57 «Переводы в пути» (если деньги поступают на расчетный счет не сразу).
— Сравните данные банковской выписки о поступлении безналичной выручки с данными отчетов о закрытии смены и данными бухгалтерского учета (счета 57 и 51).
— Проверьте правильность учета комиссии банка за эквайринг (проводка Дт 91.02 Кт 76).
✔️Сверка возвратов
— Проверьте, чтобы все возвраты, отраженные в отчетах о закрытии смены, были правильно отражены в бухгалтерском учете (проводка Дт 90.02 или 76 Кт 50 и сторно по выручке и НДС).
— Сопоставьте данные о возвратах из отчетов о закрытии смены с данными личного кабинета ОФД и данными кассовой программы.
Проанализируйте расхождения
Если вы обнаружили несовпадения в данных, необходимо провести детальный анализ причин, по которым это произошло. Среди таких причин могут быть:
✔️Ошибки при вводе данных в кассу или в бухгалтерскую программу.
✔️Неправильное формирование отчетов о закрытии смены (например, из-за сбоев в работе кассы).
✔️Несвоевременное отражение операций в бухгалтерском учете.
✔️Неправильное применение ставок НДС.
Для выявления причины расхождений необходимо проверить все первичные документы (отчеты о закрытии смены, кассовые чеки, банковские выписки); сверить данные с личным кабинетом ОФД, проанализировать данные кассовой программы; провести инвентаризацию наличных денежных средств в кассе.
Корректировка данных
После выявления причин расхождений перед вами может встать необходимость исправить кассовые чеки, сформированные с ошибками, за определенный период. Идти путем создания чеков коррекции, когда речь идет о довольном обширном массиве фискальных документов, — не лучший вариант. Если доля коррекционных чеков превышает 30-процентный предел, Федеральная налоговая служба может расценить это как злоупотребление. Налоговики отслеживают подобную статистику, и к вашей организации возникнут вопросы.
Законный и оптимальный вариант — это процедура восстановления чеков за прошедшие периоды. То есть сторнация (аннулирование) некорректных фискальных документов и формирование их в изначальном, но с исправленной ошибкой, виде — на фактическую дату в прошлом. Поможет вам тут только профессиональная онлайн-касса.
Итак, вам понадобятся:
— Фискальный сервер Vallab с функционалом, позволяющим провести по всем правилам процедуру исправления.
— Документация с пояснениями для налоговой инспекции, с подробными пояснениями, по каким причинам была проведена процедура восстановления кассовых чеков за определенный период (с подготовкой документации поможет наша команда технической поддержки — мы не только восстановим ваши чеки, но сами сформируем документы со всеми требуемыми пояснениями для налоговой).
Рекомендации для улучшения внутреннего контроля за кассовыми операциями и их отражением в учете
✔️Проводите сверку данных регулярно — например, еженедельно. Это позволит оперативно выявлять и устранять расхождения.
✔️Автоматизируйте процесс сверки, используя профессиональную онлайн-кассу в связке с биллингом и программой учета.
✔️Храните все первичные документы (отчеты о закрытии смены, чеки, банковские выписки) в течение срока, установленного законодательством.
✔️ Разработайте внутренний регламент сверки данных и закрепите его в учетной политике организации.
Соблюдение этих рекомендаций поможет обеспечить точность учета и избежать проблем с налоговыми органами.
Надеемся, вам также помогут организовать процесс бухгалтерской работы следующие наши материалы:
✅ Хотите еще больше интересной и важной информации? Мы создали бота, который поможет вам находить полезные материалы при подписке на наш Telegram-канал.