Первый день главного бухгалтера в новой компании. Что прежде всего следует сделать? Конечно же, документально подтвердить факт передачи дел и бумаг от прежнего главбуха новому. Какие документы принять, какие вопросы обсудить? Расскажем в нашей статье.
Мало ли почему уходит старый главбух — может, из-за конфликтной ситуации с директором. Однако новый специалист в этом никоим образом не виноват, и задача руководства — обеспечить передачу дел в полном объеме. Чем более широкий перечень вопросов будет обговорен, без попыток о чем-то умолчать по тем или иным психологическим причинам, тем лучше для дела. Организация не должна почувствовать, что главный бухгалтер сменился.
Информация превыше всего, и всю необходимую для работы информацию новому главбуху важно получить в первый же рабочий день, чтобы избежать неприятных сюрпризов и неожиданностей в дальнейшем.
Начать нужно с изучения документации и понять, как устроены рабочие процессы в компании. Обо всем этом важно составить исчерпывающее представление не просто в ходе беседы с бывшим главным бухгалтером и директором. Нет, следует создать соответсвующий документ, заверенный подписями обоих главбухов — старого и нового. Этот документ называется Актом приема и передачи дел.
Акт здорово поможет в дальнейшем, послужит навигатором по документообороту и другим важным для главбуха вещам.
Принимаем дела от прежнего бухгалтера: чек-лист
В каждую «темную кладовую» бухгалтер должен «сунуть нос», изучить состояние дел досконально, получить имена, телефоны, «явки-пароли» всех ответственных за важные для бухгалтерии процессы.
У каждого специалиста свои методы работы, свои приоритеты, и акценты каждый расставляет по-своему. Что конкретно будет отражено в Акте приема-передачи дел — определяет сам главбух. Специалист экспертного уровня всегда знает, какой список вопросов ему следует в первую очередь закрыть, приступая к работе на новом месте.
Мы же можем предложить лишь примерный печень тем, которых важно затронуть:
✔️Общее представление об организации работы бухгалтерии;
✔️Представление о том, как ведется в компании бухгалтерский учет;
✔️Вопрсоы налоговой отчетность компании;
✔️Вопросы расчетов с сотрудникам;
✔️Вопросы хранения документации;
✔️Изучение учета движения денежных средств, а также учета расчетных операций;
✔️Вопросы материального учета;
✔️Вопросы амортизируемого имущества;
✔️Опись всех бухгалтерских документов и «первички».
Важные дополнения к чек-листу
Вот наши рекомендации, «где копнуть глубже» и на какие вещи обратить более пристальное внимание, принимая дела от увольняющегося главного бухгалтера.
Формируйте акт приема-передачи дел для каждого юрлица
Помните, что если вы пришли работать бухгалтером в группу компаний, будет совсем не лишним сформировать Акт приема дел для каждой структурной единицы, входящей в организацию. Если юрлиц в составе группы пять — составьте пять актов, если двадцать — значит, и актов составьте двадцать. Все важные моменты невозможно удержать в голове, если структура организации обширна, надежнее все документально зафиксировать.
Составить акты можно в произвольной форме, оставив, например, для вашего удобства даже поле для комментариев.
Доступы и пароли
Получите доступы к используемым учетным программам, личным кабинетам, системам электронного документооборота.
Отчетность
Выясните, каким образом заполнялись отчеты в программе 1С — вручную или автоматически. Если имеете дело с ручным заполнением, то готовьте все тщательно перепроверить на наличие ошибок.
Складской учет
Изучите документы для учета материальных запасов на складе. Проведите инвентаризацию, если последняя была давно. Важно получить актуальные данных об остатках во избежание неточного ведения учета.
База 1С
Новый бухгалтер должен принять базу 1С в актуальном виде, в формате dt.
Далее посмотреть на весь спектр спецпрограмм, с которыми здесь работают.
1С Управление предприятие, 1С Упрощенка, 1С Бухгалтерия предприятия, 1С Налоговый мониторинг и т.д. и т. п. — важно выяснить, какие програмные продукты использует компания и все связанные с этими программными комплексами нюансы.
Обратите внимание на то, какая баз 1С у вас стоит — типовая или программно «допиленная»? От этого зависит формат ее обновлений. С типовой все довольно просто — обновления устанавливаются без всяких дополнительных усилий. Если же 1С «с особенностями», то приходится приглашать специалиста, чтоб обновить ее. Вы должны записать контакты обслуживающей организации, чтобы беспроблемно обновлять систему. Ну, и нужно иметь в виду, что слишком «прокачанная» 1С в какой-то момент может утратить возможность интеграции с необходимыми для работы приложениями — CRM и прочими модулями, которые могут выполнять роль настройки к типовой программе.
Резервное копирование
Следует также выяснить, как давно выполнялось резервное копирование базы. За какой период есть копии и где именно они сохраняются. Важно обеспечить сохранность информации — для этого нужно не только регулярно создавать бекапы, но и желательно делать выгрузку базы в формате dt (особенно после сдачи отчетности) на какие-нибудь собственные виртуальные жесткие диски, а не только полагаться на облачное хранилище (мало ли — вдруг компания забудет продлить абонентскую плату за него?).
Документооборот
Новый бухгалтер должен выяснить, кто из специалистов компании несет ответственность за документооборот, чтобы знать, к кому обратиться при необходимости. Если организация крупная, и документооборот обширен, то скорее всего лиц, ответственных за него, много — это и секретари, и менеджеры. Контакты каждого у бухгалтера должны быть под рукой.
Следует выяснить, с каким контрагентами у организации заключен договор об электроном документообороте.
Важно провести опись всех электронных папок, чтобы представлять, какие документы где находятся.
Архив
Важно сделать опись всех папок с бумагами, которые хранятся в офисе. В хранении документов должна быть своя система, с разбивкой по годам, по типам документов. Архив следует содержать в порядке, чтобы при случае все всегда быстро находилось. Кроме того, бухгалтеру важно понимать, срок хранения каких документов подходит к концу, чтобы вовремя собрать комиссию и изъять из офисного архива уже ненужные бумаги.
Список контактов
Соберите адреса электронной почты и номера телефонов важных для вас людей: лиц, ответственных за регистрацию входящих и исходящих документов, за кадровый документооборот, за хранение и ликвидацию бумаг в архиве; а также контакты контрагентов, включая адреса сайтов их фирм.
Расчетные счета
Следует выяснить, в каких банках открыты расчетные счета компании, сколько их, всеми ли организация пользуется.
Инвентаризация кассы
Важно проверить количество денежных средств и их отражение в бухучете. В ходе инвентаризации средства пересчитывают и смотрят, насколько правильно оформлены документы. В результате инвентаризации кассы никаких расхождений в данных вы не обнаружили? Прекрасно. Если же обнаружили — нужно как можно скорее принимать меры, пока не дошло до налоговой проверки.
✅ Как правильно коммуницировать с налоговой инспекцией, избегать риска проверок и полностью соблюдать 54-ФЗ, мы расскажем на наших онлайн-курсах для бухгалтеров, финансовых директоров и собственников компаний.
Быстро и в полном объема передать дела новому бухгалтеру
Одна из первостепенных задач руководства при смене главного бухгалтера — это сохранение операционной стабильности. Крайне важно, чтобы текущая деятельность организации «не просела»: зарплаты должны выплачиваться, акты собираться, счета выставляться и так далее. И чем плавнее и бесшовнее происходит передача бухгалтерских полномочий, тем безболезненней для компании. Просто прекрасно, если у компании есть внутренний регламент передачи бухгалтерских дел от одного специалиста к другому. Системная выстроенность процессов внутри отдела бухгалтерии на порядок повышает эффективность организации в целом.
