Что бухгалтер должен проверять по онлайн-кассе

Чтобы проверить, сходится ли размер выручки в бухучете и кассовых чеках, бухгалтер идет в личный кабинет своего ОФД, смотрит, сколько денег всего пришло за эти дни, и сравнивает с суммой по банку.

Но что конкретно изучает при этом бухгалтер?

Во-первых, она открывает счет 51-й, используемый для учета прихода и расхода безналичных средств на банковских счетах компании.

Во-вторых, смотрит в счет 57-й — если компания принимает оплаты с банковских карт или через эквайринг (напомним, что к 57-му относятся и платежи, собранные агентами в сторону компании, но еще не дошедшие до нее).

Средства, которые попадают на счета 51-й и 57-й, должны совпадать с объемом оплат по кассе.

Все сходится? Отлично! А если нет?..

В таком случае нужно детальней изучить счета.

Во-первых, счет 57-й может показывать дату, когда деньги были списаны с банковской карточки покупателя. К примеру, человек заплатил за услугу 31 января. В реестрах, которые приходят из системы приема платежей, будет стоять дата 31 января, но в реальности фискализирован этот платеж может быть только 1 января — из-за задержки при переводе денег банком.

Во-вторых, платеж может попасть не в тот отчетный период, и тогда при сверке в личном кабинете оператора фискальных данных вы увидите одну сумму, а в бухгалтерском учете — другую. Это вполне может случиться, если оплата в учет попадет 31 декабря, а в ОФД чек появится лишь 1 января — вот, собственно, и причина, по которой денег на начало января у вас по ОФД будет больше, чем по бухгалтерии.

В конце января ситуация вполне может повториться, только в обратную сторону: по бухучету денег окажется больше, чем по ОФД, потому что оплаты, поступившие 31 января, будут фискализированы только в начале февраля (как мы помним, закон дает продавцу возможность пробить чек в течение двух дней после того, как покупатель совершил оплату, а компаниям индустрии ЖКХ дается на это пять дней в силу особенностей их бизнеса).

Цифры могут не совпадать и по той причине, что на 57-й счет приходят разные оплаты и с облачной кассы, и с обычной: платежи банковской картой, быстрые платежи, платежи через мобильное приложение, эквайринг и пр.

Именно поэтому сравнивать платежи по 57-му счету, что называется, «прямо в лоб» нельзя. Нужно взглянуть еще и на те оплаты, что попали на 51-й счет. Из 51-го счета следует выбрать лишь не относящиеся к эквайрингу платежи, а из 57-го — напротив, лишь те, которые относятся к эквайрингу. Сложить их. А далее вычленить кассовые чеки, созданные по поводу этих платежей в течение конкретного, нужного вам периода. И вот тогда, по идее, отобранные вами чеки и отфильтрованные данные из счетов 51 и 57 должны показать одинаковую сумму — по оплатам.

Финансовый результат по реализации содержит группа 90-х счетов, предназначенных для учета доходов и расходов по обычным видам деятельности компании. Еще конкретней — счет 90. 01 (это субсчет, используемый для учета сведений о выручке компании).

Но в группу 90-х счетов может попасть и реализация, не связанная с нашим покупателем. А еще в счете 90 контрагенты не разделяются на физлиц и юрлиц. Поэтому снова приходится обращаться за нужной информацией к другим счетам. Разделение по контрагентам у нас присутствует в 50-х, 62-х и 76-х счетах.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» обобщает данные о расчетах с покупателями и заказчиками, рассказывает о взаиморасчетах в разрезе каждого контрагента и каждого договора. И как раз здесь у нас есть возможность отделить «физиков» от «юриков».

62-й счет дебетуется в корреспонденции со счетом 90. И чтобы сверить реализацию по кассе с данными учета, нужно смотреть в счет 90 и счет 62, где видна вся выручка, поступившая от покупателей (не забывайте при этом выбрать в счете 62 только «физиков»). Далее нужно сравнить эту выручку с той, которую показывают чеки, относящиеся к реализации нужного вам периода.

Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». В группу 76-х счетов попадают различные транзиты, то есть деньги, которые мы не может отнести к нашей реализации. Иными словами — все то, что не попадает в счет 90.

При сверке из 76-го и открывающихся к нему субсчетов следует выбрать только те транзакции, что относятся к транзитам с вашим платежными агентами. То есть отсюда вы берете ту часть чеков на оплату, которые не фигурируют по группе 50-х счетов.

Таким образом: в счете 50 вы отбираете только «физиков», дополняете картину данными бухгалтерии по счету 76 и сравниваете с правильно выбранными чеками на оплаты.

А вот платежи наших принципалов уже будут относится к реализации. Представим ситуацию: мы взяли в качестве предоплаты 5 тыс. рублей. К концу месяца оказалось, что из этой суммы только три тысячи наши, а две тысячи — транзиты. Наша реализация будет показана в счетах 90 и 62 — как раз та эти три тысячи рублей и «сидят». Но чек же мы сформировали на 5 тысяч. И куда делись еще две тысячи? А они — на корреспондирующих счетах 76 или 62, либо же поступили напрямую на 50-й и 76-й (в зависимости от того, как вы ведете свой учет).

При этом оборот по счету 76 должен относится к той части чеков реализации, в которых указываются поставщики. То есть чеки к тем чекам, которые говорят: да, услуг было оказан на пять тысяч рублей, но из них две тысяч не являются выручкой компании, и налоги с них исчисляться не будут.

Отдельно стоит сказать об авансовых платежах и зачетах авансов. У нас есть счет 62 и открывающиеся к нему субсчета 62.01 (зачет авансов либо реализация без оплаты, то есть долги) и 62.02 (авансы) . Корреспонденция между субсчетами 62.01 и 62.02 может описывать как авансы, так и зачет авансов. То есть дебет 62.01 и кредит 62.02 — это явная оплата в аванс, а хозяйственная операция на дебете 62.02 и кредите 62. 01 — это зачет аванса.

Сделайте следующие шаги для сверки данных вашей контрольно-кассовой техники и бухгалтерского учета:

✔️Убедитесь что у вас правильно выбраны данные из счетов 50 и 76 — с одной стороны, а с другой — правильно (за нужный период, в привязке к верным датам) выбраны чеки для проверки.

✔️Учитывайте корреспонденцию 50-х и 62-х счетов, а также и 50-х и 76-х.

✔️Не забывайте о авансах — заглядывайте в корреспонденцию счетов 50-х и 62.02.

✔️Отслеживайте реализацию собственных услуг по счетам 90 и 62.

✔️Информацию о транзитах (где нужно указывать поставщиков) уточняйте в счетах 62, 76 и 50.

Если в добавок ко всему этому вы сформируете в бухгалерской системе отчет по номенклатуре (сделав разбивку на группы услуг: содержание, ремонт, краски и пр.), то можно будет четко проверить, совпадает ли результат по ККТ с результатом по вашему учету.

Совпадает? Прекрасно!

Не совпадает? Тогда придется править все те чеки, которые сделал вам, например, ваш технический директор для галочки.

Не следует исправлять ситуацию с помощью выпуска чеков коррекции, если требуется исправить много чеков.

Нет, делать следует иначе — вначале сторнировать неверные чеки, а затем восстановить их в правильном виде и на верные даты на профессиональной онлайн-кассе, обладающей для этого нужным функционалом.

Не забывайте, что ФНС уже давно использует данные онлайн-касс при камеральных проверках. Механизм проверки основывается на множестве источников, данные которых коррелируют с кассовыми чеками: это и книги покупок и продаж, это и

оборотно-сальдовая ведомость (все счета, о которые мы писали выше, в этот документ попадают), это и счета-фактуры (если вы платите НДС).

В свою очередь чеки описывают то же, что и все перечисленные документы. Теги кассовых чеков показывают и оплаты, и зачеты, и авансы, и долги, и реализацию и пр.

Таким вот сложным механизмом пользуется налоговая служба, проверяя компании. Причем механизм этот полностью автоматизирован и крайне эффективен.

О том, как исправить чеки прошлых периодов, мы также писали в этой статье.